Proces Przygotowania Projektu

pon., mar 31, 2025

Przeznaczenie i cel procesu Przygotowanie Projektu

Proces ma za zadanie odpowiedzieć na pytanie: Czy mamy do czynienia z wartym zachodu i opłacalnym projektem?

Dlatego celem tego procesu jest dostarczenie Zarządowi Projektu niezbędnych informacji, aby ocenić, czy projekt jest wart zachodu.

Innym ważnym celem procesu Rozpoczęcia Projektu jest zapobieganie uruchamianiu słabych projektów.

W rzeczywistości celem jest zrobienie niezbędnego minimum, aby sprawdzić, czy warto wykonać etap Inicjacji.

Proces Przygotowanie Projektu ma na celu przygotowanie dla Komitetu Sterującego odpowiednich informacji i przygotowanie do etapu inicjowania.

Działania w procesie

W trakcie procesu Przygotowanie Projektu są wykonywane następujące działania:

Mianowanie Przewodniczącego Komitetu Sterującego i Kierownika projektu
Zgromadzenie dotychczasowych doświadczeń.
Przygotowanie zarysu Uzasadnienia Biznesowego.
Razem z zarysem przygotowywany jest Opis Produktu Końcowego Projektu.
Wybranie formuły realizacyjnej projektu i zestawienie Założeń Projektu.
Planowanie etapu inicjowania.

Wejścia i wyjścia z procesu Przygotowanie Projektu

Wejścia

Zlecenie przygotowania projektu jest impulsem wyzwalającym proces i pochodzi spoza projektu.
Zlecenie przygotowania projektu może zawierać takie informacje jak powody, dla których powinniśmy podjąć projekt, niektóre informacje dotyczące zasadności biznesowej oraz inne potrzebne do przygotowania Założeń Projektu.
Kierownik Projektu powinien aktywnie poszukiwać przydatnych informacji z innych projektów (np. w Raportach Doświadczeń z tych projektów).

Wyjścia (podstawowe)

Zarys Uzasadnienia Biznesowego: Za jego przygotowanie odpowiada Przewodniczący Komitetu Sterującego. Celem jest zebranie informacji pozwalających na ocenę zasadności projektu.
Formuła realizacyjna projektu: Jest częścią Założeń Projektu i określa podejście do realizacji projektu (wariant realizacyjny). Przygotowując formułę realizacyjną projektu Kierownik Projektu powinien zadać następujące pytania:
Wytworzyć produkt od nowa, zmodyfikować już istniejący czy kupić na rynku?
Czy posłużymy się siłami własnymi czy wynajmiemy zasoby na zewnątrz?
Czego uczą nas wcześniejsze projekty?
Czy mamy jakieś dodatkowe źródła informacji zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne?
Założenia Projektu: Wszystkie powyższe informacje plus inne takie jak zakres, role i odpowiedzialności i cele związane z efektywnością są zestawiane w jednym dokumencie – Założeniach Projektu.
Plan Etapu inicjowania: Kierownik Projektu przygotowuje pierwszy plan (plan etapu), który posłuży zarządzaniu operacyjnemu etapem inicjowania.

Wniosek o zainicjowanie projektu: Ostatnim elementem na wyjściu procesu Przygotowanie projektu jest wniosek do Komitetu Sterującego o zainicjowanie projektu . Kierownik Projektu przekazuje wraz z nim do Komitetu Sterującego zarówno Założenia Projektu jak i Plan Etapu inicjowania.